報告書の作成後、調査内容を説明し、報告書をお客様に提供する、経営者向け報告会を弊社において開催します。経営者向け報告会を弊社において行う理由は、この報告会は、社長様に調査によって把握したすべての事項を報告することになりますので、従業員様に聞かれてはまずいことや、社長様にとってかなり厳しいことを申し上げなければならない場合もあるからです。
報告会においては、弊社は何よりも「分かりやすさ」を優先させております。このため、報告会は以下のようなルールを決めて行っております。
<報告会のルール>
・できる限り専門用語を使わず、社長様が日常使われる言葉を使って説明すること。
・ 報告書の有用な使い方をまず説明すること。
・ 話の区切りごとに社長様からの質問を受け付けること。
・ プロジェクターを使用し、小学生でも分かる位の分かりやすさで説明すること。
ところで、報告書には、その結論と要旨を最初に記載することとしております。今回の報告書には、調査の「目的と効果」に従って、以下のことを記載しました。
目的と効果 |
報告書の結論と要旨 |
|---|---|
借入返済計画と資金計画の検討及び |
策定した4つの対策案の概要 |
経理の状況改善と内部けん制制度の充実 |
経理の状況と内部けん制制度の改善案及び |
不動産の相続税評価と相続税対策 |
相続税のシミュレーション結果及び所有不動産の相続税評価額と時価推定額の一覧表 |
また、奥居社長も奥様も税務・財務に詳しくはなく、かつ株式会社赤坂食品の借金の問題については対策案を4パターン用意していたため、プロジェクターに各対策案の概要やその取引の流れを写しながら、二時間半位のお時間を頂戴して丹念に説明をさせていただきました(経営者向け報告会の様子)。
なお、経理の状況改善と内部けん制の評価も大きなテーマでしたが、その報告書の内容は、奥居社長と奥様はもちろん、経理担当者や営業等の担当者にも説明する必要がありました。このため、後日担当プレミア税理士が、株式会社赤坂食品に出向いて従業員様の前で従業員向けの報告会を行うことになりました(従業員向け報告会の様子)。
今回の従業員向け報告会においては、経理担当者が現在困っている以下のような事項を中心に、弊社が作成した
フロー図と改善シートを奥居社長と奥様及び2名の経理担当者様にご覧いただきながら、改善案を提案させていただきました。
経理担当社が現在困っている事項 |
改善提案事項 |
|---|---|
経理が把握できない売上資料があるため、売上を正確に把握できていないこと |
その売上資料を経理に回付することとし、入金のチェックは経理で行うこととするの概要 |
現金払いの割戻しについて、事後的な |
領収印を受けるための書類を自社で作成し、相手先のチェックを受ける |
支店の実態を把握できないこと |
弊社を利用した抜き打ち監査を必要に応じて随時実施する |
弊社の改善提案事項につき、その実行に当たって予測される問題点や疑問点について数多くのご質問をいただきました。とりわけ、改善を実行する、ということになりますと、以前の方法に執着する従業員と、経理担当者様をはじめとする改善を推進する従業員との間に対立が生じる可能性がありますので、奥居社長も経理担当者様も、特に気にされておられました。
このご懸念については、「指摘した問題の根源は、営業担当者と経理担当者のコミュニケーションが十分ではないことにあります。」と前置きさせていただいた上で、奥居社長ご自身がリーダーシップを発揮する必要があること、そして奥居社長が従業員に言いづらいことがあれば、弊社が代わりに従業員に申し上げても構わない旨を回答いたしました。
また、弊社が提案した改善提案事項以外にも、奥居社長がお考えの改善案や経理担当者様がお考えの改善案もあり、当日はこの点についてもコメントを求められました。
このように、弊社の改善提案事項を説明するだけではなく、実際に改善を進めていただくお客様のご意見についてのコメントも行いながら報告会を行いましたので、今回の報告会は途中休憩を挟んで3時間半もの長丁場になりました。
ところで、報告会の終了後、奥居社長は営業担当者と経理担当者を同席させた上で、業務の改善案についてお酒を酌み交わしながら腹を割った話をする、とおっしゃいました。このような奥居社長の意欲は非常に喜ばしいものであり、株式会社赤坂食品がすばらしい会社になっていくことを確信しました。
弊社は、業務の改善状況を随時確認することなどにより、今後も継続して定期的に奥居社長をサポートしていくことを約束いたしました。
最後に、今回の調査から報告会までの一連の業務を終了させるまでに、担当プレミア税理士全員の総所要時間は560時間ほどでした。妥協をせず、お客様のご期待に応えるためには、この位の時間が必要になります。 実際の報告会では私どもの内容に奥居社長は大満足していただけました。特に奥居社長は、経営者向け報告会後、「今までどうしたらいいのか全く分からず、今まで不安に思うだけだったが、初めて支えとなるもの(報告書)をいただいた!」とお喜びになり、提案した対策案をもとに金融機関と交渉する、とおっしゃっていました。
その後、従業員向け報告会にお伺いしたのですが、その際、「いただいた報告書を金融機関に提出しました。現在、金融機関に検討を依頼しており、前向きな回答をいただけると思います。」とのお言葉もいただきました。
また、従業員向け報告会に立ち会っていただいた経理担当者様からは、「このように、プロである税理士の方が、問題点や改善点を目に見える形にしていただいてありがたく思います。今後は報告書の改善案を私なりにアレンジして、当社の業務改善を進めていきます。」とおっしゃっていました。
私どもとしては、奥居社長に満足いただけた報告書をご提案できたことはもちろん、それ以上に、 奥居社長(仮称)の声 複数の税理士先生がさまざまな調査をして、200ページ以上の分厚い報告書にまとめ |
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